工作多到做不完，通常是因為會議太多、太長，讓我想起宣美所唱：「24 小時也不夠」。（手指拍手錶）

這篇整理過去一年半來，我作為會議主持人，從做中學到的縮短會議時間方法，請試試看～

1. 聚焦會議目的

根據實戰，很多人來到會議中，多半不知道自己來幹嘛。所以會議一開始要說明這次的會議目的，或是 Recap 上次會議的結論，讓在場的利益關係人恢復記憶。

2. 帕金森瑣碎定律

英國歷史學者與政治學者 Parkinson 於 1957 年提出：

人們經常聚焦於討論雞毛蒜皮的小事，而避開討論重要的大事。

神奇的是，今年已經 2022 年，帕金森瑣碎定律仍然可以重現。

這是因為人們談論小事，需要的知識比較少、擔負的責任比較小，導致會議常常開到最後沒有結論。因此，當我發現與會者開始談論和「會議目的」無關緊要的細節時，我就會成為一個無情的機器，打斷細瑣的對話，提醒大家將注意力拉回會議目的。當然，語氣保持客氣。

3. 人類需要休息

根據「注意力恢復理論」 (Attention restoration theory)，人類注意力集中的時間是有限的。除非是在打電動，進入精神時光屋。

依我們團隊的經驗，開會一小時就讓大家休息 5~10 分鐘，會議討論最有效率。如果不休息的話，會看到與會者漸漸露出疲憊的神情、或是說話變得焦躁。

4. Check In & Check Out

由於很多人的會議是一個接一個。會議開始時，如果發現大家身在曹營心在漢，Scrum Master 教我們可以透過 Check In 來確保大家準備好投入眼前的會議了。簡單的 Check In 活動可以是：

輪流說說自己當下的心情、和身旁的人打聲招呼、說說自己期待在這次會議獲得什麼。

會議結束前，記得 Recap 會議結論和分配 Actions，也可以做個簡單的 Check Out 登出會議。簡單的 Check Out 活動可以是：

輪流說說這次會議得知了哪些新訊息、和身旁的人說掰掰。

最後，不是只有 Scrum Master 和主持人才能掌控會議時間，其實每位與會者都能成為人體計時器。或者，就像百貨公司播放費玉清的〈晚安曲〉送客，當會議時間拉太長時，播放宣美的〈24 hours〉，休息一下吧。